Ist die DSGVO nur bei personenbezogenen Daten relevant?

Ja, aber dieser Begriff ist weiter, als viele denken: Auch eine E-Mail-Adresse oder IP-Adresse zählt dazu.

Müssen wir alles selbst regeln?

Ein Teil ist organisatorisch und liegt bei Ihnen, ein Teil ist technisch und bauen wir ein. Wir machen vorab klar, was wo liegt.

Was, wenn wir schon Software haben, die nicht konform ist?

Dann schauen wir, was sich mit begrenzten Anpassungen lösen lässt. Nicht alles muss neu gemacht werden.

DSGVO und Software: Worauf sollten Sie achten?

Die DSGVO wird oft als Formalität im Nachhinein gesehen. In der Praxis ist sie vor allem eine Designentscheidung: Was Sie vorab sauber regeln, müssen Sie später nicht mühsam zurechtbiegen.

Erheben Sie nur, was Sie wirklich brauchen

Das wirksamste Prinzip ist auch das einfachste: Daten, die Sie nicht erheben, müssen Sie nicht schützen, speichern oder löschen. Bei jedem Feld in einem Formular darf man fragen, ob man es wirklich braucht.

Wissen Sie, warum Sie etwas speichern

Für jede Art von Daten sollte es einen Grund und eine Speicherdauer geben. Das klingt formal, verhindert aber, dass niemand mehr weiß, warum bestimmte Daten vorliegen und ob sie gelöscht werden dürfen.

Sicherheit ist kein Schlussstein

Zugriff auf diejenigen beschränken, die ihn wirklich brauchen.
Daten verschlüsselt speichern und übertragen.
Nachvollziehen, wer wann was gesehen oder geändert hat.

Diese Dinge schon im Entwurf einzubauen, kostet wenig extra. Sie nachträglich hinzuzufügen ist fast immer teurer und unordentlicher.

Achten Sie darauf, wo Ihre Daten liegen

Wo Ihre Daten physisch liegen und welche Parteien darauf zugreifen können, gehört zu Ihrer Verantwortung. Fragen Sie dies bei jedem Anbieter nach, auch bei praktischen Tools, die Sie mal eben dazunehmen.

Kurz zusammengefasst

Erheben Sie weniger, wissen Sie, warum Sie etwas speichern, bauen Sie Sicherheit von Anfang an ein und wissen Sie, wo Ihre Daten liegen. Dann ist die DSGVO keine Bremse, sondern schlicht gutes Handwerk.