Begin bij het proces dat het vaakst terugkomt
De grootste winst zit bijna altijd in werk dat zich elke week of maand herhaalt. Voor de meeste kantoren is dat de documentstroom: facturen en bonnen die binnenkomen, verwerkt en geboekt moeten worden. Omdat het zo vaak gebeurt, telt elke bespaarde minuut per stuk hard op.
De documentintake is het logische startpunt
Documenten die automatisch worden herkend en klaargezet, in plaats van handmatig overgetypt, schelen tijd en verkleinen de kans op fouten. Het is een afgebakend proces met een duidelijk begin en eind, precies wat je wilt voor een eerste stap.
Los daarna het najagen van stukken op
Veel tijd verdwijnt in het herinneren van klanten aan ontbrekende documenten. Een proces dat dit automatisch doet en de status bewaakt, haalt een terugkerende ergernis weg en versnelt je maandafsluiting.
Wat je niet moet doen
- Niet alles tegelijk willen aanpakken. Een kantoorbreed systeem in een keer is een project van maanden dat vaak stilvalt.
- Geen rommelig proces automatiseren. Breng eerst in kaart hoe de stroom loopt, dan pas automatiseren.
- Niet vergeten te meten. Zonder nulmeting weet je niet hoeveel tijd je wint.
Wat het oplevert
Door klein en concreet te beginnen zie je binnen enkele weken of het werkt, met minder overtypwerk en meer tijd voor advieswerk waar je klant echt voor betaalt.