Commencez par le processus qui revient le plus souvent
Le plus grand gain se trouve presque toujours dans un travail qui se répète chaque semaine ou chaque mois. Pour la plupart des cabinets, c'est le flux de documents : factures et justificatifs qui arrivent, doivent être traités et comptabilisés. Comme cela arrive si souvent, chaque minute gagnée par pièce s'additionne vite.
La réception des documents est le point de départ logique
Des documents reconnus et préparés automatiquement, au lieu d'être ressaisis à la main, font gagner du temps et réduisent le risque d'erreurs. C'est un processus bien délimité, avec un début et une fin clairs, exactement ce qu'il faut pour une première étape.
Attaquez ensuite la relance des pièces manquantes
Beaucoup de temps part dans les rappels aux clients pour les documents manquants. Un processus qui le fait automatiquement et suit le statut supprime un agacement récurrent et accélère votre clôture mensuelle.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Ne pas vouloir tout traiter en même temps. Un système pour tout le cabinet d'un seul coup est un projet de plusieurs mois qui s'arrête souvent en chemin.
- Ne pas automatiser un processus désordonné. Cartographiez d'abord le déroulement du flux, puis automatisez.
- Ne pas oublier de mesurer. Sans mesure initiale, vous ne savez pas combien de temps vous gagnez.
Ce que cela apporte
En commençant petit et concret, vous voyez en quelques semaines si cela fonctionne, avec moins de ressaisie et plus de temps pour le conseil, ce pour quoi votre client paie vraiment.